Projekt und Retainer in einem Angebot: Worauf es bei wiederkehrenden Leistungen ankommt

Agenturen und Dienstleister verkaufen selten nur ein Projekt. Meistens hängt eine laufende Leistung daran: Betreuung, Wartung, ein monatliches Kontingent. Genau an dieser Stelle tun sich viele Angebotswerkzeuge schwer – und genau dort entsteht später die meiste Nacharbeit.

Einmalig und laufend gehören getrennt ausgewiesen

Ein Angebot über 6.400 Euro Projektkosten und 89 Euro monatliche Betreuung ist nicht ein Angebot über 6.489 Euro. Der Kunde muss auf einen Blick sehen, was er einmal zahlt und was dauerhaft anfällt. Für Sie ist die Trennung noch wichtiger: Aus der einmaligen Summe wird ein Projekt, aus der laufenden ein Abo. Beides hat einen eigenen Lebenszyklus.

Die Frage, die Sie in jeder Demo stellen sollten

Lassen Sie sich zeigen, was im System passiert, nachdem der Kunde zugesagt hat. Entsteht daraus automatisch ein Projekt mit Aufgaben, ein Abo mit der vereinbarten Laufzeit und ein Rechnungsentwurf? Oder landen Sie wieder in einem leeren Formular und tippen ab, was Sie gerade erst verkauft haben?

Wenn Sie an dieser Stelle von Hand nacharbeiten, haben Sie das Tool-Chaos nicht gelöst, sondern nur verschoben.

Worauf es bei laufenden Leistungen sonst noch ankommt

• Abrechnungsrhythmus: wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich – und die Möglichkeit, das pro Position zu entscheiden.
• Stundenkontingente: Was ist im Retainer enthalten, was wird zusätzlich abgerechnet? Das muss sichtbar sein, bevor der Monat vorbei ist.
• Mindestlaufzeit und Kündigung: gehören ins Angebot, nicht in eine separate Mail.
• Vertragsfassung: Welche AGB-Version hat der Kunde angenommen? Ein Jahr später will man das belegen können.
• Preisanpassungen: Ein Abo, das drei Jahre läuft, wird irgendwann angefasst. Der Weg dafür sollte vorgesehen sein.

Was die Online-Annahme ändert

Ein Angebot, das der Kunde online annimmt und mit Finger oder Maus unterschreibt, spart nicht nur den Postweg. Der entscheidende Punkt ist, dass der Zeitpunkt der Annahme eindeutig feststeht und die zugehörige Vertragsfassung mitgespeichert wird. Daraus kann das System alles Weitere ableiten – ohne dass jemand eine Mail durchsucht.

Ein Hinweis zur Einordnung: Eine solche Annahme ist eine einfache elektronische Signatur. Für die allermeisten Dienstleistungsverträge reicht das. Wo das Gesetz ausdrücklich Schriftform verlangt, reicht sie nicht.

Was das für Sie heißt: Bewerten Sie ein Angebotswerkzeug nicht danach, wie hübsch das PDF aussieht, sondern daran, was nach dem „Ja“ des Kunden von allein passiert.