In fast jedem Gespräch mit Agenturen und Dienstleistern kommt derselbe Satz: „Wir vergessen regelmäßig, Stunden abzurechnen.“ Meistens folgt ein Schulterzucken. Dabei lässt sich der Verlust ziemlich genau beziffern – und er ist selten klein.
Nehmen Sie ein Team von fünf Personen. Jede vergisst pro Woche zwei abrechenbare Stunden – weil der Anruf zwischendurch kam, weil die Korrekturschleife „schnell gemacht“ war, weil am Freitagabend niemand mehr die Woche rekonstruiert. Bei einem Stundensatz von 95 Euro sind das 950 Euro pro Woche. Im Jahr liegen Sie bei rund 45.000 Euro, die erarbeitet, aber nie in Rechnung gestellt wurden.
Das ist kein Vertriebsproblem. Diese Umsätze waren bereits gewonnen.
Die übliche Gegenmaßnahme ist ein wöchentlicher Termin, an dem alle ihre Zeiten nachtragen. Das scheitert aus zwei Gründen. Erstens erinnert sich nach vier Tagen niemand mehr an die zwanzig Minuten vom Dienstagvormittag. Zweitens wird im Zweifel abgerundet, nicht aufgerundet – aus Unsicherheit, nicht aus Nachlässigkeit.
Erfassung muss deshalb dort stattfinden, wo die Arbeit stattfindet: an der Aufgabe, im Moment des Tuns. Eine Stoppuhr, die man mit einem Klick startet, ist kein Komfortmerkmal, sondern der Unterschied zwischen erfasst und vergessen.
Noch unauffälliger verschwindet Geld bei Abos und Wartungsverträgen. Ein monatliches Kontingent, das jemand von Hand in Rechnung stellen muss, wird irgendwann einmal übersprungen – im Urlaub, im Krankheitsfall, im stressigen Monat. Danach fällt es niemandem mehr auf, weil die Lücke in keiner Liste auftaucht.
Ein Abo, das sich selbst abrechnet, kann nicht vergessen werden. Das ist der ganze Trick.
Was das für Sie heißt: Bevor Sie über neue Kunden nachdenken, prüfen Sie, wie viel von der Arbeit der letzten drei Monate tatsächlich auf einer Rechnung gelandet ist. Die Lücke dort ist oft größer als das, was eine zusätzliche Vertriebskampagne einbringen würde.