Warum Automatisierungen zwischen Programmen bei jedem Update brechen

Wer mit mehreren Programmen arbeitet, kennt den Moment: Der Kontakt steht im CRM, das Angebot entsteht im Angebotstool, die Stunden laufen in der Zeiterfassung, die Rechnung in einem vierten Programm. Jede Übergabe kostet Zeit. Die naheliegende Antwort heißt Automatisierung.

Der Reiz der ersten Lösung

Am Anfang funktioniert das gut. Ein Workflow legt aus dem gewonnenen Deal ein Projekt an, ein zweiter schiebt erfasste Stunden in den Rechnungsentwurf, ein dritter schreibt den Zahlungseingang zurück ins CRM. Nach zwei Wochen Bastelei läuft die Kette, und es fühlt sich an, als wäre das Problem gelöst.

Warum die Pflege nie aufhört

Das Problem zeigt sich erst später. Jedes der verbundenen Programme entwickelt sich weiter, und zwar unabhängig voneinander. Ein Feldname ändert sich, eine Schnittstelle bekommt eine neue Version, ein Pflichtfeld kommt dazu. Die Automatisierung bricht, und sie bricht meistens leise: Es gibt keine Fehlermeldung, es passiert nur nichts mehr.

Dazu kommt ein zweiter Effekt. Viele Abläufe laufen seltener als gedacht. Ein Workflow, der zweimal im Monat greift, spart vielleicht zehn Minuten – und kostet nach jedem Update eine halbe Stunde Pflege. Das rechnet sich nicht, aber man merkt es erst, wenn man nachrechnet.

Woran Sie erkennen, ob sich eine Automatisierung lohnt

• Wie oft läuft sie wirklich? Nicht geschätzt, sondern gezählt.
• Wie viele Minuten spart ein einzelner Durchlauf?
• Wie viele Programme hängen daran? Jedes weitere ist eine zusätzliche Bruchstelle.
• Was passiert, wenn sie ausfällt? Fällt es jemandem auf, oder bleibt die Arbeit stillschweigend liegen?
• Wer repariert sie, wenn die Person, die sie gebaut hat, gerade keine Zeit hat?

Bei den meisten selbstgebauten Ketten fällt die Antwort auf mindestens eine dieser Fragen unangenehm aus.

Die Alternative: Abläufe, die eingebaut sind statt verklebt

Der Unterschied liegt nicht in der Technik, sondern darin, wo der Ablauf wohnt. Wenn aus der Zusage eines Angebots im selben System ein Projekt, ein Abo und ein Rechnungsentwurf entstehen, gibt es keine Schnittstelle, die brechen könnte. Es gibt keine Feldzuordnung, die nach einem Update nicht mehr passt. Es gibt nur einen Datenbestand, auf den alle Teile zugreifen.

Das ist weniger spektakulär als eine selbstgebaute Automatisierungskette. Es hat aber den Vorteil, dass es auch in einem halben Jahr noch läuft, ohne dass jemand danach sieht.

Was das für Sie heißt: Bevor Sie den nächsten Workflow bauen, prüfen Sie, ob die Aufgabe nicht in ein System gehört, das den ganzen Ablauf ohnehin kennt. Jede Übergabestelle zwischen zwei Programmen ist eine Stelle, an der etwas liegen bleibt.